Como organizar seus documentos
Separando os assuntos qando estamos trabalhando em casa muitas vezes misturamos os documentos particulares com os da empresa. Este é um erro grave porém comum e que deve ser corrigido, exigindo constante policiamento.
Saúde - Essa divisão é destinada a todos os exames e receitas médicas de cada familiar, incluindo especialmente as mais recentes.
Quanto tempo guardar cada documento:
Quando se está trabalhando em casa a exigência de papéis e documentos é tão freqüente quanto quando estamos em uma empresa convencional. Nessas circunstâncias as pessoas mais organizadas levam vantagens sobre as demais.
Nem todos os papéis e documentos precisam ser destinados a um arquivamento minucioso. Por isso, antes de reordená-los é importante deixar à mão os de uso mais constante.
Por outro lado, manter itens raramente usados entre os de utilização rotineira, pode dificultar a busca de qualquer um deles em vez de facilitar.
Separe as coisas. Monte seções de arquivo para cada assunto: O que é da casa para um lado e o que é da empresa para outro, cuidando para separar também o tempo para cuidar de cada um.
Arquivos de Casa/Lar - A pasta ou caixa com esse título deve conter informações sobre todos os membros da família, bem como um inventário completo com todos os itens da residência e seus respectivos valores. As descrições devem conter os nomes das peças e registro de seu modelo, fabricante e número de série.
Finanças Pessoais - Trata-se de um local específico para armazenar os documentos referentes a contas bancárias, investimentos, seguros, testamentos atualizados (de acordo com o estado civil, novos beneficiários etc.), planos de pensão e comprovantes de pagamento de contas. Crie um envelope ou divisão para cada conta a pagar. No exterior de cada um, anote as datas em que quer efetuar os pagamentos e não o dia em que as contas vencem. Depois ordene os envelopes de forma cronológica no arquivo ou pasta entitulada “Contas a Pagar”.
Caso também tenha pagamentos a receber, crie outra pasta, na qual podem ser inseridos seus recibos até que você receba o comprovante de depósito efetuado.
Viagens - A esta pasta podem ser destinados os documentos que geralmente são utilizados em viagens internas ou ao exterior. Entre eles estão as anotações referentes a situações de emergência, ou seja, números de telefones a serem contatados, endereço residencial e tipo e fator sangüíneos. Além disso, há ainda os comprovantes de vínculo no país de origem e cartão do seguro-saúde válido para a região de destino.
* Licenciamentos e recibos de seguro obrigatório do automóvel:Pelo menos 1 ano.
* Multas e contas de energia elétrica, telefone e cartão de crédito: Podem ser requeridos pelas prestadoras de serviço até dois anos após serem pagos.
* Recibos de aluguel e contas de água:O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.
* IPTU e Imposto de Renda:O prazo mínimo para retenção de é de 5 anos.
* Taxa condominial:O pagamento da pode ser contestado em até 20 anos.
* Comprovantes de pagamento de contas em geral: Devem ser guardados por um tempo que varia entre 12 meses e 20 anos, para evitar contestações jurídicas.
Organização digital:
Além de arquivar em pastas ou caixas, os documentos em papel também podem ser armazenados no formato digital. A maneira mais simples de executar esse procedimento é submetê-los a um scanner.
Alguns modelos desse aparelho são capazes de processar materiais encadernados, documentos frágeis, danificados ou muito pequenos. Documentos já digitalizados podem ser organizados por meio de programas especificamente voltados a esse fim.
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